Von Oktopussen, Kaffeemaschinen und Vertrauen: Die herausfordernde Planung eines Festivals

Seit dem Frühjahr 2024 nehmen die Vorbereitungen für AUGENBLICK MAL! 2025 immer mehr an Fahrt auf. Rund dreißig Personen, hier namentlich vorgestellt, haben ihre Arbeit aufgenommen, beschäftigen sich mit der Programmdisposition, Öffentlichkeitsarbeit, Szenographie, Kinder- und Jugendbeteiligung, Finanzierung und Barrierefreiheit.

Die personelle Schnittstelle des im ganzen Land arbeitenden Festivalteams sitzt in Berlin. Anke Ulbrich und Florian Becht, mit ihrer Firma plan+stage zum zweiten Mal als Produktionsleitung von AUGENBLICK MAL! beauftragt, stehen zum einen in engem Austausch mit dem Veranstalter, dem in Frankfurt am Main ansässigen Kinder- und Jugendtheaterzentrum in der Bundesrepublik Deutschland (KJTZ). Zum anderen koordinieren sie die Arbeit von elf weiteren Personen, die sich um die Umsetzung der Impulse aus Frankfurt kümmern und “Produktionsteam” genannt werden.
„Mein Terminkalender hat derzeit nur wenige Lücken“; schmunzelt Anke Ulbrich, als wir im Dezember über ihre Arbeit als Produktionsleitung sprechen. Sie mag solche Schlüsselpositionen, sagt Ulbrich: „Ich beschreibe mich gerne als Oktopus, der überall seine Arme hinstreckt und das große Ganze im Blick behält. Es macht Spaß, mit so vielen Leuten zusammenzuarbeiten, die Expert*innen in jeweiligen Bereichen sind.“ Während ihr Kollege Becht die Themen Budget, Vertragslegungen und Bühnentechnik verantwortet, kümmert sich Ulbrich um die Leitung des Produktionsteams.
Weil die beteiligten Personen an so unterschiedlichen Orten leben und in der Regel nur digital miteinander kommunizieren, stellen sich besondere Herausforderungen. “Die Gespräche an der Kaffeemaschine fehlen”, sagt Ulbrich. „In einer Büroumgebung kann ganz viel auf dem kurzen Dienstweg geklärt werden. Im AUGENBLICK MAL!-Team müssen wir regelmäßig einen großen Vertrauensvorschuss an Menschen geben, die wir überwiegend nur über digitale Zoom-Fenster kennen.“ Die Arbeitsweise bringe aber auch Vorteile mit sich: So könnten Menschen aus ganz Deutschland Teil des Vorbereitungsteams werden und zeitlich versetzt arbeiten. „Der Zwang zur Wissenssicherung in Online-Clouds hilft ebenfalls.“
Ganz ohne Präsenztreffen kommt auch die Planung von AUGENBLICK MAL! nicht aus. Im September traf sich in Berlin erstmals das Produktionsteam, ehe im November Produktions- und Konzeptionsteam gemeinsam tagten. Im Sommer waren bereits ein gemeinsamer Projektzeitenplan und regelmäßige Jour Fixes vereinbart worden. „Wir haben keinerlei zeitlichen Spielraum nach hinten“, betont Ulbrich. „Der Zeitpunkt des Festivals ist klar definiert, bis dahin muss alles fertig sein. Ein guter Projektzeitplan ist daher unverzichtbar und hilft dabei, den Arbeitsfortschritt im Blick zu behalten.“
„Wie kommen wir denn bislang voran?“
„Gut. Ich bin optimistisch, dass wir alles wie erhofft hinbekommen.“ Auch ihr Eindruck vom Team fällt positiv aus: „Wir haben ganz unterschiedliche Menschen dabei, die unterschiedliche Vorerfahrungen haben, an unterschiedlichen Punkten in ihrem Berufsleben stehen. Diese Vielfalt befruchtet sich gegenseitig. Wir kommunizieren sehr wertschätzend und kommen in allen Bereichen gut voran.“
Kurz vor Weihnachten steht das Programm für AUGENBLICK MAL! 2025 bereits (und wird demnächst auf dieser Website vorgestellt). Auch erste Druckprodukte entstehen, während intern Entwürfe für die Raumgestaltung, das Awareness-Konzept und Zugänglichkeitsmaßnahmen diskutiert werden. Unser Versprechen für das neue Jahr hat mit all diesen Prozessen zu tun: In diesem Blog werden weiterhin Geschichten aus dem Innenleben unseres Teams erzählt werden. Bis zum Festival im Mai erhaltet ihr so einen Eindruck, wie komplex die Planung einer solchen Veranstaltung tatsächlich ist.